DESKRIPSI SKEMA KLASTER PERENCANAAN PEMILIHAN BARANG/JASA

A. NAMA KLASTER

PERENCANAAN PEMILIHAN BARANG/JASA

B. RUANG LINGKUP KLASTER

Klaster ini mencakup serangkaian kompetensi inti yang diperlukan dalam tahap awal (pra-pengadaan) siklus pengadaan barang/jasa, dimulai dari kegiatan mengkaji ulang paket pengadaan, memilih penyedia, menyusun rancangan kontrak, hingga menyusun dokumen pengadaan. Keempat kompetensi ini merupakan satu kesatuan proses yang saling terkait dan berurutan dalam menjamin perencanaan pengadaan yang matang, akurat, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

C. KOMPETENSI YANG TERCAKUP

D. DESKRIPSI PROSES KLASTER

Tahap 1: Mengkaji Ulang Paket Pengadaan Barang/Jasa

Pada tahap ini, seseorang melakukan telaah mendalam terhadap paket pengadaan barang/jasa dengan cara:

1. Menganalisis keselarasan paket dengan kebutuhan, program kerja, dan kondisi terkini;

2. Menganalisis ketepatan konsolidasi, penggabungan, dan/atau pemecahan paket;

3. Memvalidasi kewajaran harga perkiraan dengan data terkini;

4. Menginventarisasi komponen yang perlu perbaikan/penyelarasan;

5. Merumuskan tindakan perbaikan untuk diusulkan kepada pihak berwenang.

Output Tahap 1: Paket pengadaan yang telah dikaji ulang dan siap untuk dilanjutkan ke tahap pemilihan penyedia.

Tahap 2: Memilih Penyedia Barang/Jasa

Setelah paket pengadaan divalidasi, tahap selanjutnya adalah memilih penyedia barang/jasa yang tepat melalui:

1. Menghimpun informasi ketersediaan penyedia dari berbagai sumber terpercaya;

2. Menginventarisasi kinerja penyedia yang sesuai dengan paket;

3. Menganalisis kesesuaian kemampuan penyedia dengan strategi dan rancangan kontrak;

4. Mengidentifikasi motivasi penyedia yang sesuai;

5. Menentukan penyedia berdasarkan jenis pengadaan;

6. Menyusun daftar penyedia berdasarkan urutan kinerja.

Output Tahap 2: Daftar penyedia barang/jasa yang telah dianalisis dan ditentukan berdasarkan kapabilitas dan kinerjanya.

Tahap 3: Menyusun Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

Dengan paket yang telah dikaji dan daftar penyedia yang telah ditentukan, selanjutnya disusun rancangan kontrak yang meliputi:

1. Mengkaji ulang paket terhadap ketersediaan penyedia;

2. Mengidentifikasi isi/materi kontrak dengan mengacu pada paket dan KAK;

3. Merumuskan syarat-syarat umum dan khusus kontrak;

4. Menentukan jenis kontrak dengan mempertimbangkan jenis, volume, kompleksitas pekerjaan, dan ketersediaan penyedia;

5. Menentukan dokumen pendukung kontrak;

6. Membuat rancangan kontrak sesuai ketentuan;

7. Menyampaikan rancangan kepada pihak berwenang untuk persetujuan;

8. Mendokumentasikan rancangan yang telah disetujui.

Output Tahap 3: Rancangan kontrak pengadaan barang/jasa yang telah disetujui dan siap untuk dijadikan bagian dari dokumen pengadaan.

Tahap 4: Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Tahap akhir dari klaster ini adalah penyusunan seluruh dokumen pengadaan secara lengkap:

1. Mengidentifikasi jenis dokumen pengadaan (dokumen kualifikasi, dokumen pemilihan, rancangan perjanjian);

2. Memilih dokumen yang sesuai dengan paket;

3. Menyusun semua jenis dokumen secara lengkap sesuai ketentuan;

4. Melengkapi dokumen dengan data paket;

5. Menetapkan dokumen pengadaan sesuai ketentuan.

Output Tahap 4: Dokumen pengadaan barang/jasa yang lengkap dan siap digunakan dalam proses pemilihan.

E. KETERKAITAN ANTAR UNIT KOMPETENSI

M.749020.007.02          M.749020.008.02          M.749020.009.02          M.749020.010.02
(Mengkaji Ulang Paket) → (Memilih Penyedia)   →   (Menyusun Rancangan  →   (Menyusun Dokumen
                              ↑                        Kontrak)                  Pengadaan)
                              │                         │
                              └─────────────────────────┘
                                      (saling terkait)

Penjelasan keterkaitan:

1. Unit 007 (Kaji Ulang Paket) menjadi prasyarat bagi unit 008, 009, dan 010, karena paket yang valid menentukan arah pemilihan penyedia, kontrak, dan dokumen.

2. Unit 008 (Memilih Penyedia) memiliki hubungan erat dengan Unit 009 (Rancangan Kontrak), karena jenis dan kinerja penyedia mempengaruhi jenis kontrak yang akan digunakan.

3. Unit 009 (Rancangan Kontrak) menjadi bagian integral dari Unit 010 (Dokumen Pengadaan), karena rancangan kontrak merupakan salah satu komponen dokumen pemilihan.

4. Unit 010 (Dokumen Pengadaan) merupakan titik akhir klaster, yang memuat seluruh hasil dari unit sebelumnya dalam bentuk dokumen formal yang siap digunakan.

F. LINGKUP PENERAPAN

Klaster ini berlaku untuk:

1. Organisasi Pemerintah – mengacu pada Perpres No. 54 Tahun 2010 jo. Perpres No. 4 Tahun 2015 atau peraturan penggantinya;

2. Organisasi Usaha Profit – sesuai dengan peraturan dan ketentuan internal organisasi serta peraturan pemerintah terkait;

3. Organisasi Usaha Non Profit – sesuai dengan peraturan dan ketentuan internal organisasi serta peraturan pemerintah terkait.

Jenis Pengadaan yang Dicakup:

• Pengadaan Barang

• Pekerjaan Konstruksi

• Jasa Konsultansi

• Jasa Lainnya

• Gabungan dari dua atau lebih jenis di atas

G. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN YANG DIGUNAKAN

H. PERATURAN YANG DIGUNAKAN

1. Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Perpres No. 4 Tahun 2015 (atau peraturan penggantinya);

2. Peraturan perundang-undangan lain yang terkait dengan pengadaan barang/jasa pemerintah;

3. Peraturan dan ketentuan internal organisasi (untuk organisasi profit/non profit);

4. SOP (Standard Operating Procedure) yang berlaku di masing-masing organisasi.

I. NORMA DAN STANDAR

Norma:

• Etika dan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa (transparan, adil, akuntabel, efektif, dan efisien)

Standar:

• Peraturan dan ketentuan pengadaan barang/jasa pada organisasi yang bersangkutan

• SOP kaji ulang paket, pemilihan penyedia, penyusunan rancangan kontrak, dan penyusunan dokumen pengadaan

J. ASPEK KRITIS KLASTER

1. Kecermatan dalam menentukan keselarasan paket pengadaan dengan kebutuhan, program kerja, dan kondisi terkini (Unit 007).

2. Kecermatan dalam menentukan kesesuaian jenis dan kinerja penyedia dengan paket pengadaan (Unit 008).

3. Ketepatan dalam menentukan jenis dan materi kontrak pengadaan barang/jasa (Unit 009).

4. Ketepatan dalam memilih strategi pengadaan yang sesuai dengan kategori pengadaan (Unit 010).

5. Kecermatan dalam mengidentifikasi substansi dokumen kualifikasi, pemilihan, rancangan perjanjian, dan SPK (Unit 010).

K. PENGETAHUAN DAN KETERAMPILAN YANG DIPERLUKAN

Pengetahuan:

• RUP, pemaketan, pengganggaran, pengorganisasian, kebijakan pengadaan

• Kondisi pasar

• Paket dan KAK pengadaan

• Hukum kontrak pengadaan

• Jenis, persyaratan, dan ketentuan kontrak

• Dokumen pengadaan (kualifikasi, pemilihan, perjanjian, SPK)

Keterampilan:

• Analisis data dan informasi terkait kaji ulang paket, pemilihan penyedia, dan penyusunan kontrak

• Verifikasi dan validasi dokumen

• Identifikasi dan pelengkapan dokumen pengadaan

• Perumusan tindak lanjut dan usulan revisi

Sikap Kerja:

• Teliti dan cermat dalam seluruh proses (kaji ulang, identifikasi kontrak, penyusunan dokumen)

• Tepat dalam menentukan jenis kontrak dan penyedia